Planification d’horaires des employés par logiciel interne ou par logiciel service

14 mars 2016

La façon efficace de gérer la planification des horaires des employés dans le secteur du commerce de détail.

Submergés par la quantité de tableurs, de cartes de pointage et de processus manuels? Des outils pour améliorer la productivité et gagner du temps sont disponibles. Par Stéphane Rancourt En raison de sa nature, le commerce de détail fait probablement face aux défis de planification d’horaires les plus difficiles. L’augmentation du nombre d’employés à temps partiel et à l’heure, ajoute à la complexité de réussir à combler les besoins de plusieurs quarts de travail chaque jour. Ajoutez à cette équation l’absentéisme, les congés de maladie et le temps perdu au téléphone pour trouver des remplacements et vous réaliserez rapidement à quel point cette tâche peut être intimidante. Malheureusement, la plupart des détaillants font encore confiance à des processus manuels inefficaces pour créer les horaires de leurs employés et pour la saisie des données de la paie. Ceci vient gruger du temps sur les responsabilités primordiales des gérants. Des applications automatisées de temps et présences et de collecte de données associées sont offertes pour aider à augmenter la productivité et l’efficacité. La croissance de la concurrence et la pression constante sur les marges de profit incitent les détaillants à regarder du côté des solutions informatiques pour réduire les coûts de la main-d’oeuvre et pour améliorer le degré de satisfaction de la clientèle.

Les désavantages de la planification d’horaires manuelle et interne.

La planification dynamique et la saisie automatisée de la paie sont conçues pour éliminer la plupart des désavantages des processus manuels tels que:
  • La double planification et les erreurs d’attributions Un employé est envoyé dans le mauvais département, tandis qu’un autre département doit se débrouiller avec une personne en moins.
  • Disparité de compétences et d’attributions Un employé est affecté à un département précis, mais n’a pas les compétences ou la formation pour bien faire le travail. Ceci cause généralement la frustration des clients et une perte de temps.
  • Un accès limité à l’information sur la disponibilité des employés L’accès à l’information sur la disponibilité des employés est souvent limité et n’est pas toujours mise à jour avec les changements les plus récents des profils de disponibilité des employés.
  • Dépassements budgétaires des coûts de la main-d’oeuvre Les gérants ne peuvent pas prévoir de façon précise si les coûts de la main-d’oeuvre demeurent dans les limites des contraintes budgétaires pour n’importe quel jour donné.
  • Planification pour plusieurs magasins Les détaillants répartissent fréquemment leurs employés à travers plusieurs magasins et un logiciel interne n’a aucune façon de voir en temps réel qui est assigné dans quel magasin, pour ne pas envoyer un employé à deux endroits en même temps.
  • Erreurs de paie Un employé pointe son entrée une heure plus tôt ou pointe son départ une heure plus tard que prévu à son horaire. Si ceci passe inaperçu, l’employé sera payé pour plus d’heures que celles auxquelles il avait droit.
  • Coûts de manipulation des documents Il y a des coûts importants associés à la manipulation des cartes de pointage et des feuilles de présence ou avec la récupération d’information dans des dossiers papier.

Éléments de base de la planification des horaires d’employés par logiciel service

La planification des horaires d’employés par logiciel service dans le nuage fait une énorme différence lorsqu’elle est comparée avec l’application autonome. Premièrement, le logiciel sur demande est disponible 24h par jour et 7 jours par semaine de partout. Les gérants de magasins pourront donc effectuer des changements à leurs horaires, faire des remplacements et beaucoup plus, et ce, en ligne. Quoique plusieurs applications puissent faire le travail, vous devriez considérer des fonctionnalités qui fonctionnent avec votre cellulaire, tablette, etc. Les employés apprécieront pouvoir consulter leur horaire, demander des congés et changer leurs disponibilités de n’importe où et n’importe quand. De la même façon, les logiciels sur demande sont la seule manière d’offrir à tous les gestionnaires les bons outils pour contrôler leur main-d’oeuvre et pour téléphoner à un employé disposé à remplacer un employé qui ne s’est pas présenté au travail. Les horaires d’employés sur demande sont faciles à comprendre et, dans la plupart des cas, les horaires sont affichés à l’écran sous forme de grilles colorées pour une période de temps précise (généralement une semaine) ce qui permet une intervention instantanée de l’utilisateur en lien avec les changements constants (remplacement des absences, demandes de changements de quarts de travail, requêtes spontanées de mutation de département ou de tâche, etc.) En se basant sur l’information complète affichée à l’écran, le gestionnaire peut modifier le quart de travail selon les suggestions offertes par le système. Le système prend en compte les disponibilités, les compétences, l’ancienneté et autre facteur des ressources humaines impliquées dans le remplacement de main-d’oeuvre. Un logiciel de planification d’horaires sur demande devrait offrir une grande variété de rapports incluant les budgets pour le nombre d’heures ainsi que la main-d’oeuvre, les postes, les périodes de temps, le département et offrir un contrôle complet sur la planification, le budget et les ressources humaines. img-mx-smartscheduler-screenshot-03 En général, la plupart des applications dynamiques de planification sont puissantes et abordables. Toutefois, il se peut qu’elles ne s’intègrent pas harmonieusement avec les applications de gestion intégrée, de ressources humaines et de la paie que vous utilisez. Choisir une application de planification qui soit parfaite pour votre compagnie doit inclure un examen minutieux de la façon dont elle peut s’adapter à vos applications d’affaires présentes et futures. Vous pourriez être surpris d’apprendre que les solutions de gestion intégrées les plus sophistiquées utilisées par les compagnies de Fortune 500 sont très limitées en ce qui a rapport à la planification des horaires des employés sur demande. Quoiqu’elles soient très performantes du côté de la comptabilité et des affaires, la planification n’a pas été une priorité des concepteurs et il existe encore un marché très fort pour les produits de planification qui peuvent combler ce vide. Les bénéfices de la planification des horaires des employés sur la toile sont nombreux. Ils incluent: Une réduction de la paperasse, une réduction des transferts de paperasse, une amélioration de la qualité des données, une diminution des requêtes au département des ressources humaines, une diminution des corrections aux chèques de paie, l’élimination des doublons d’entrées de données et un avis électronique des tâches.

Saisie des données de l’état des salaires automatisée

Même aujourd’hui, les cartes de pointage demeurent la méthode de saisie de données de la paie la plus utilisée dans le milieu du commerce de détail. Étant donné le temps utilisé pour analyser chaque carte et pour entrer les données dans le système de paie, on pourrait facilement se demander pourquoi les cartes de pointage ont survécu aussi longtemps, surtout lorsque plusieurs simulateurs d’horodateurs sont offerts sur le marché. L’évolution du contrôle d’accès et de la biométrie ont même rendu possible la fusion de ces technologies et de logiciels de saisie de données de l’état des salaires automatisée. Ces technologies aident à éliminer le pointage de copains et lorsqu’elles sont liées à des logiciels de planification automatisés, les probabilités de payer pour des pointages en avance ou en retard deviennent pratiquement inexistantes. Il y a plusieurs méthodes de saisie des données de l’état des salaires. Chacune a ses avantages et ses désavantages selon des besoins de votre entreprise.
  • Systèmes de réponse vocale interactive Ces systèmes permettent aux employés de signaler un numéro, d’entrer leur mot de passe et leurs informations de temps en appuyant sur les touches de leur téléphone. Quoiqu’abordables, les systèmes de réponse vocale interactive sont limités. Ils n’ont pas d’interface visuelle et rien ne garantit que la personne qui entre le mot de passe est réellement un employé.
  • Lecteurs de cartes Les lecteurs de cartes utilisent des bandes magnétiques ou la technologie de codes à barres. Les employés glissent leur carte devant le lecteur au début ou à la fin de leur journée de travail. Cette technologie fonctionne à son meilleur pour les compagnies qui ont une entrée centrale à accès contrôlé. Toutefois, ils n’offrent pas une interface utilisateur interactive. Ceci peut être facilement corrigé en installant un terminal réseau ou en offrant un accès internet aux informations de paie et de planification.
  • Horodateurs en réseau ou en ligne Ceux-ci sont accessibles via l’intranet de la compagnie par une ouverture de session des employés. Les employés entrent leurs temps et les gestionnaires les approuvent.
  • Simulateurs d’horodateurs biométriques Les simulateurs d’horodateurs biométriques reconnaissent jusqu’à 3 empreintes digitales par individu et procurent au système la confirmation de l’identité de l’employé qui pointe. Un sondage de janvier 2005 du APA (American Payroll Association) indique que 51.3 des répondants n’ont pas eu de difficultés à implanter cette technologie et qu’ils ne la voyaient plus comme une intrusion dans la vie privée des employés.
La saisie de l’état des salaires automatisée élimine presque totalement les erreurs de paie et de comptes pour le meilleur retour sur investissement. En ajoutant un terminal internet, grâce à un mot de passe, les employés peuvent avoir accès à l’information sur leur paie en tout temps, ce qui réduit le nombre d’appels téléphoniques liés à la paie pour les ressources humaines.

Calculer votre retour sur investissement

Lorsqu’ils choisissent les systèmes de planification dynamique et de saisie des données de l’état des salaires, les détaillants tendent à voir cela comme une entreprise coûteuse qui risque de ne pas donner les résultats escomptés. Plusieurs détaillants vous diront que la plupart des systèmes sont trop spécialisés, déconnectés des besoins, incapables de partager les données d’une application à l’autre ou tout simplement trop chers. Ces applications méritent d’être revisitées, étant donné leur niveau de sophistication et d’abordabilité. Votre retour sur investissement peut être calculé facilement et l’exemple suivant vous aidera à réaliser que le prix ne joue peut-être plus un rôle aussi important dans votre processus de prise de décision. C’est très simple, une application de logiciel service ne vous coûtera pas plus de 1$ par mois pour avoir accès à tout ce que ce logiciel service peut offrir. Pourquoi l’industrie du commerce de détail est-elle encore en retard face aux systèmes de planification et de temps et présences? Une variété de facteurs entrent en ligne de compte, mais la raison principale c’est que les applications internes et les systèmes de temps et présences sont très onéreux à installer et à entretenir. Dorénavant, avec les logiciels service vous pouvez obtenir la solution entière pour seulement 1$ par mois par employé. Alors il n’y a plus aucune raison qui vous empêche d’essayer le logiciel service de planification d’horaires d’employés. C’est seulement depuis les dernières années, que les logiciels service ont grandit en fonctionnalités et en intégration.

L’importance d’une solution intégrée de gestion de la main-d’oeuvre

Afin de fournir tous les bénéfices anticipés, des solutions de gestion de la main-d’oeuvre efficaces doivent posséder un niveau d’intégration qui permet un partage aisé des données entre les applications de temps et présences, de planification, des ressources humaines et de la paie. Les applications internes autonomes ne fourniront probablement pas toutes les fonctionnalités et l’adaptabilité des solutions complètes de gestion de la main-d’oeuvre qui sont maintenant offertes par plusieurs fournisseurs de logiciels réputés. La plupart des solutions intégrées de gestion de la main-d’oeuvre peuvent avertir automatiquement un superviseur qu’un employé en particulier n’a pas pointé selon les données contenues dans l’application de planification et qu’un remplaçant doit être trouvé. Les systèmes intégrés fournissent présentement toutes les stratégies d’affaires nécessaires à la gestion de la productivité et de la performance de la main-d’oeuvre et ils réduisent les coûts grâce à une information sur les disponibilités de la main-d’oeuvre mise à jour continuellement. Avant de faire un choix sur le système qui convient le mieux à votre organisation, vous devriez vous demander si la solution intégrée de gestion de la main-d’oeuvre que vous vous apprêtez à acheter vous offrira :
  • Des mesures en temps réel des indicateurs de résultats
  • Des alertes d’atteinte de seuil pour des violations potentielles des lois du travail ou de pointages manqués
  • Des prises de décision juste-à-temps basées sur des informations pertinentes
  • Capacités complètes de production de rapports
  • Processus de notification automatisé
  • Impression et suivi automatisé de la correspondance pour les formulaires de contact
  • Facturation à l’utilisation avec une application de logiciel service
L’industrie des logiciels service a déjà prouvé qu’elle a la capacité de faire la cueillette de toutes les stratégies d’affaires nécessaires requises pour compétitionner efficacement en ce qui concerne ses produits et services. À mes yeux, il n’y a aucun doute qu’avec la planification d’horaires en logiciel service, les petites compagnies aussi bien que les grandes compagnies n’auront plus à prendre en compte les restrictions budgétaires avant de pouvoir utiliser le logiciel dont elles ont besoin.