La biométrie est-elle illégale dans la gestion du temps et des présences?

14 mars 2016
Au nord de Montréal, à l’aube, la deuxième équipe d’une usine de semi-conducteurs débute sa journée. À l’entrée, les employés appuient leur index sur le lecteur d’un scanner pour les identifier grâce à leurs empreintes puis pénètrent sur le plancher de production. stop_biometrics Dans un autre secteur de la ville, au même moment, dans une usine de pièces automobiles, un autre changement de la garde a lieu. Sauf qu’ici, au lieu d’un scanner sophistiqué, les employés ne font que perforer une carte avec l’aide d’un punch horodateur mécanique, à l’image de ce qu’ils ont fait depuis près de cinquante ans. Au contraire de la 1ère entreprise, quelque chose d’étrange se produit ici : l’un des travailleurs ne perfore pas seulement une carte… mais deux. Ce type d’incident est appelé par les gestionnaires et les équipes de RH ‘buddy punching’, c’est-à-dire « puncher » ou « poinçonner entre amis », en français, l’acte d’enregistrer la présence d’un collègue en son absence.  Il s’agit d’une fraude. Du vol de temps travaillé. Alors pourquoi la meilleure solution pour prévenir ces abus sur le marché, la biométrie dans la gestion du temps et des présences, rencontre-t-elle encore tant de résistance auprès de certaines entreprises et est même considérée comme illégale par d’autres? “En 2009, une étude, menée par Harris Interactive Inc. a démontré que 21 pourcent des employés payés à l’heure ont reconnu voler du temps à leur compagnie.  Alors que seulement 5 pourcent ont admis faire du « buddy punching », 69 pourcent ont reconnu poinçonner plus tôt ou plus tard que prévu pour leur poste, 22 percent ont ajouté du temps sur leur feuille de temps, et 14 pourcent n’ont même pas poinçonné alors qu’ils quittaient pour leurs pauses ou des dîners non-payés.” Workforce Magazine, mars 2013 Essentiellement, la technologie biométrique du temps et des présences procure une efficacité hors du commun pour assurer une meilleure surveillance des employés dans un environnement de travail. Avec cette solution, les gestionnaires parviennent à couper la fraude dans le temps travaillé volé. De plus, les employés dévoués et honnêtes obtiennent les preuves irréfutables du temps qu’ils ont consacré à leur travail. Bien que cette technologie soit sécuritaire et efficace, elle soulève, dans certain milieu, des interrogations concernant la confidentialité.  Les méthodes de collection d’information par les systèmes de biométrie sont souvent perçues comme invasives et inexactes, tels que celles utilisées dans les aéroports ou les bureaux d’immigration, menant à des identifications erronées d’individus qui peuvent entraîner des répercussions sérieuses, telle que l’identification inexacte d’un citoyen comme étant un immigrant illégal. Une autre inquiétude se trouve dans le risque que plusieurs entités -corporatives ou gouvernementales- puisse se retrouver en possession d’un montant élevé d’informations personnelles sensibles et privées. Comme on peut s’en douter, l’arrivée de cette technologie ne s’est pas faite sans heurts au sein des entreprises qui ont implémenté la solution biométrique. Voilà quelques années, dans la ville de New York, l’administration du maire Bloomberg a installé la technologie biométrique pour suivre ses employés. Ce changement fut accueilli par de vives réactions négatives de la part des travailleurs. Plusieurs d’entre eux ont été outrés par ce système intrusif qui -d’après eux- violait leur confidentialité. Malgré ces heurts, la ville s’est montrée largement satisfaite par les résultats apportés par cette technologie et a même proclamé que c’était la voie de l’avenir. Dans plusieurs cas au Canada et aux États-Unis, les employés ont craint surtout que leurs données confidentielles soient potentiellement utilisées contre leur gré, et se sont objectés à ce qu’ils considèrent comme étant un ultime viol de leur vie privée. Ces peurs ont même provoqué les travailleurs à refuser à leur employeurs de scanner, enregistrer, ou faire la collection de toute donnée biométrique les concernant. Ce qui nous amène à nous poser la question : que devrait faire un employeur quand ces réticences surviennent? Aucune loi fédérale aux États-Unis et au Canada ne limite la collection, l’utilisation ou la divulgation de données biométriques. Chez nos voisins du Sud, la législation a été largement laissée aux mains des états. L’Illinois (the Illinois Biometric Information Privacy Act, 740 ILCS 14/1, et seq.) et le Texas (Bus. & Com. Code Ann. § 503.001) légifère sur l’utilisation des données confidentielles obtenues par la biométrie ainsi que leur divulgation et leur éventuelle destruction.  L’Illinois oblige même les entités privées à développer des règles écrites décrivant concrètement leurs méthodes de collection de données biométriques. L’Illinois et le Texas interdisent aussi la vente ou la location des ces données, sauf dans le cas de circonstances vraiment exceptionnelles. En plus de ces lois, d’autres états comme l’Iowa, le Nebraska, la Caroline du nord et le Wisconsin, possèdent déjà plusieurs types de règles qui offrent leur propre définition de ‘l’information privée et confidentielle’ pour éclairer l’univers de la biométrie, et qui oblige aussi les entreprises à donner un avis aux propriétaires de ces données privées si une fuite de ces informations a lieu. L’état de New York interdit également aux employeurs privés de faire la collection des empreintes digitales comme condition pour obtenir un poste. Détail intéressant, il n’y a plus aujourd’hui seulement que les entreprises qui font l’utilisation de la biométrie mais aussi certaines chaînes d’hôtel qui, au lieu d’offrir à leur clientèle une clé pour leur chambre, un simple scan de l’œil ou de la main du client pour donner accès à celle-ci.   PAS UNIQUEMENT UNE BONNE CHOSE POUR LES GESTIONNAIRES Si la biométrie est un atout important pour la gestion du personnel, il est bon de souligner également les bénéfices pour les travailleurs eux-mêmes car cette technologie réduit le nombre d’heures travaillées non compensées.  Par ailleurs, les terminaux de collecte de données biométriques pointeuses biométriques (terminaux?) sont plus pratiques car elles permettent de se passer d’une carte ou d’une clé transportée dans un sac à main ou dans la poche. SOLUTIONS AU PROBLÈME – COMMENT IMPLÉMENTER UN SYSTÈME DE BIOMÉTRIE DANS L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL A. Faites l’annonce à l’avance par le moyen d’un mémo officiel à tous les employés de votre désir d’installer cette technologie. Il est important d’ajouter dans l’écrit des mots de réconfort qui soulignent les raisons de ce changement et les mesures de sécurité qui leurs seront disponibles. B. Étudiez bien toutes les règles de confidentialité et les lois concernant la vie privée de votre province avant d’implémenter ce système. C. Une carte d’identité (‘badge’) par? employé est une alternative pour ceux qui évoqueraient des problèmes basés sur une invalidité, des croyances religieuses, ou autre secteur protégé par la loi. D. Soyez sûr d’implanter implémenter des règles de sécurité strictes et des procédures qui permettront que toute donnée biométrique soit stockée hébergée de façon sécuritairement et sauvegardée. E. Si votre entreprise est syndiquée, leurs représentants devraient être informés de vos plans de changement longtemps à l’avance. En conclusion, la biométrie n’est en rien illégale dans le monde de la gestion du temps et des présences. Les lois évolueront certainement au cours des prochaines années et l’on peut présumer qu’un équilibre sera maintenu entre les gestionnaires et les travailleurs concernant la vérification du temps travaillé et la vie privée. Pour ce qui est de notre usine de pièces automobiles, les employeurs et employés peuvent s’entendre sur le fait que la biométrie est la meilleure solution sur le marché pour éliminer les abus du ‘buddy punching’ et sécuriser leurs heures travaillées équitablement. Il existe un type de terminal offrant plusieurs méthodes d’entrée des heures travaillées telles qu’énumérées ici:
  • carte d’identité (‘badge’) d’employé,
  • numéro d’identification personnelle,
  • la reconnaissance des visages ou des empreintes biométriques.
Ainsi, un unique terminal de collection de données peut offrir de multiples moyens pour entrer les heures travaillées. Les fournisseurs de ces systèmes sont, entre autres, Kronos, MPEX Solutions d’affaires, Workforce Software, etc.