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L’importance d’une gestion unifiée du personnel

9 septembre 2013

Pourquoi c’est difficile pour les employés cadres et non-syndiqués de fournir les pièces justificatives de leur travail et de remettent leur compte de dépense à temps ? C’est pourtant pour qu’ils reçoivent leur rémunération à temps et selon la politique de leur entreprise.

Tant que des directives précises sur les procédures à suivre ne seront pas implantées, il y aura toujours des conflits entre employeur et cette catégorie d’employés. Puisqu’ils n’ont pas l’obligation de déclarer leurs présences mais seulement leurs absences, souvent ils croient que peu importe que le travail soit exécuté ou non, l’employeur doit nécessairement leur verser leur salaire mensuel ou hebdomadaire. Par contre, dans 99% des cas, tous les employés d’une entreprise, y compris les associés, doivent faire part de leur présence d’une manière ou d’une autre.

Étant mal gérés, les comptes de dépenses et les feuilles de temps sont rarement remis dans l’échéance voulue, ce qui entraîne un délai dans le processus de la paie, affectant ainsi les employés et créant de la frustration.
Alors quelle est la solution pour éviter la frustration qu’amène ce genre de situation ? Elle est simple et nécessite qu’un simple changement de mentalité de la part de l’entreprise. Cela afin de permettre l’intégration de procédures adéquates et uniformisées. Un processus automatisé orientera l’entreprise vers une bonne gestion saine là où le processus manuel et verbal faillit.

La démarche première pour aider les dirigeants d’entreprise à mettre en place de telles procédures, c’est d’utiliser les outils permettant de suivre chaque étape du processus complet pour le suivi des présences, des absences et des comptes de dépenses. De telles procédures apporteront une gestion saine dans le processus d’affaire.

Dans la vie courante, chaque employé déclare à leur superviseur immédiat leurs obligations externes telles que les rendez-vous médicaux, chez le dentiste, obligations familiales, etc. Le superviseur approuve généralement un congé qu’il soit payé ou non et le plus souvent à la date demandée.

Cependant, il arrive que le superviseur oublie d’aviser le directeur ou qu’un courriel l’avertissant se retrouve perdu parmi les centaines reçus. Alors comment faire pour que la personne responsable de la paie puisse déduire que tel employé doit recevoir un congé sans solde, que tel autre prend des heures dans sa banque de vacances ou d’heures accumulées ? Sans un support uniforme à sa disposition il est tout simplement impossible pour cette personne d’obtenir une telle déduction.
La solution réside donc dans l’implantation d’un système de gestion des demandes de congé, de feuilles de temps et de comptes de dépenses. Celui qui permettra la communication bidirectionnelle du niveau de l’employé jusqu’à la comptabilité. Qui va de l’employé, en passant par les superviseurs, les directeurs, pour se rendre jusqu’au département de la paie et de la comptabilité.

Mx-Solution possède un module qui permet un nombre illimité de niveaux d’approbation. Dans la plupart des entreprises, le nombre requis maximum est de 6. Avec cet outil vous pouvez mettre en place un système qui maintient des procédures strictes et qui vous aide à les faire respecter.

La préparation des comptes de dépenses avec un modèle approprié permet une gestion simple et efficace. De plus les employés ne risquent pas de subir de délai dans leur rémunération puisque les personnes responsables d’effectuer les paiements sont avisées en temps réel dès que celui-ci est approuvé par un supérieur.

Quand les flux d’approbations, (workflows), sont suivis avec un système adéquat, l’harmonie règne entre les employés et l’employeur et les conflits sont inexistants.

Mais pour que cette harmonie règne et que le climat de confiance soit également bidirectionnel, un tel système requiert que la haute direction de l’entreprise l’utilise elle-même pour effectuer leur propre feuille de temps et leur compte de dépense. C’est un proverbe bien connu, il faut pêcher par l’exemple…

Alors afin de vous laissez valider à quoi peut ressembler une saine gestion du personnel, vous pouvez essayer gratuitement les modules de gestion mx-smartTimer et mx-selfManager.